Cloud-Telefonanlage

Eine Cloud-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, deren Funktionen über eine Cloud- bzw. Hosting-Infrastruktur bereitgestellt werden. Sie ermöglicht Unternehmen, über das Internet zu telefonieren und Telefoniefunktionen unabhängig vom Standort zu nutzen.

Was ist eine Cloud-Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage ist eine moderne Form der Telefonanlage. Anders als bei einer klassischen Telefonanlage befindet sich die zentrale Telefonie-Technik nicht zwingend als Hardware im eigenen Unternehmen.

Die Telefonanlage wird in einer Cloud- oder Hosting-Umgebung betrieben. Mitarbeiter greifen über das Internet auf die Telefoniefunktionen zu. Gespräche werden dabei über IP-basierte Telefonie übertragen.

Cloud-Telefonanlagen werden auch als Cloud-Telefonie, Cloud-PBX oder virtuelle Telefonanlage bezeichnet. Je nach Anbieter unterscheiden sich die technischen Modelle und der Funktionsumfang.

Für den Benutzer kann die Telefonie trotzdem wie eine klassische Telefonanlage funktionieren: Es können Rufnummern, Nebenstellen, Rufgruppen, Warteschleifen, Weiterleitungen und Ansagen eingerichtet werden.

Wie funktioniert eine Cloud-Telefonanlage?

Eine Cloud-Telefonanlage besteht vereinfacht aus mehreren Komponenten.

Cloud-Telefonanlage
Die zentrale Telefonanlage wird in einer Cloud- oder Rechenzentrumsumgebung betrieben. Dort werden Benutzer, Nebenstellen, Rufnummern und Telefoniefunktionen verwaltet.

Internetverbindung
Die Verbindung zwischen den Endgeräten und der Telefonanlage erfolgt über ein IP-Netzwerk. Deshalb ist eine stabile und ausreichend leistungsfähige Internetverbindung wichtig.

SIP-Trunk
Für die Verbindung mit dem öffentlichen Telefonnetz wird häufig ein SIP-Trunk eingesetzt. Über diesen werden Rufnummern und Sprachkanäle bereitgestellt.

Endgeräte
Benutzer können unterschiedliche Endgeräte verwenden. Dazu gehören beispielsweise:

IP-Telefone
DECT-Telefone
Softphones
Computer
Headsets
Smartphones

Dadurch kann dieselbe Telefonanlage mit unterschiedlichen Gerätetypen genutzt werden.

Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Telefonanlage und klassischer Telefonanlage?

Bei einer klassischen Telefonanlage befindet sich die zentrale Telefonie-Hardware normalerweise beim Unternehmen. Das Unternehmen ist damit unter anderem für Betrieb, Wartung und teilweise auch Updates der Anlage verantwortlich.

Bei einer Cloud-Telefonanlage wird die zentrale Telefonie-Infrastruktur dagegen in einer Cloud- oder Hosting-Umgebung betrieben.

Klassische Telefonanlage	Cloud-Telefonanlage
Zentrale Hardware im Unternehmen	Zentrale Infrastruktur in Cloud/Hosting
Lokaler Betrieb	Betrieb über Netzwerk/Internet
Hardware vor Ort erforderlich	Keine eigene PBX-Hardware zwingend erforderlich
Wartung der Anlage vor Ort bzw. remote	Betrieb und Wartung je nach Modell durch Anbieter
Standort stärker relevant	Standortunabhängige Nutzung

Es gibt außerdem Mischformen und virtuelle Telefonanlagen. Deshalb lässt sich nicht jede Telefonanlage eindeutig nur einer dieser Kategorien zuordnen.

Was bedeutet Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie bezeichnet die Nutzung von Telefoniediensten über eine Cloud-Infrastruktur.

Dabei können klassische Funktionen einer Telefonanlage mit modernen Kommunikationsfunktionen kombiniert werden.

Je nach System gehören dazu beispielsweise:

Telefonieren
Rufweiterleitung
Rufgruppen
Warteschleifen
Voicemail
automatische Ansagen
Konferenzen
Präsenzinformationen
Softphones
Smartphone-Apps
Videokommunikation

Cloud-Telefonie ist damit nicht ausschließlich auf klassische Sprachgespräche beschränkt.

Welche Endgeräte können verwendet werden?

Eine Cloud-Telefonanlage kann je nach System mit verschiedenen Endgeräten betrieben werden.

IP-Telefone
IP-Telefone werden über das Netzwerk mit der Telefonanlage verbunden. Sie sehen äußerlich häufig wie klassische Bürotelefone aus, verwenden für die Kommunikation jedoch IP-Technologie.

Softphones
Ein Softphone ist eine Software, mit der über einen Computer telefoniert werden kann. In Kombination mit einem Headset kann dadurch ein PC als Telefon verwendet werden.

Smartphone-Apps
Viele Cloud-Telefonanlagen bieten mobile Anwendungen an. Damit können Benutzer auch unterwegs auf Funktionen ihrer geschäftlichen Telefonanlage zugreifen.

DECT-Telefone
Für mobile Arbeitsplätze innerhalb eines Gebäudes können DECT-Systeme eingesetzt werden. Dies ist beispielsweise in Büros, Werkstätten, Lagern oder anderen größeren Betriebsflächen interessant.

Welche Vorteile hat eine Cloud-Telefonanlage?

Cloud-Telefonanlagen bieten verschiedene Vorteile, insbesondere bei Unternehmen mit flexiblen Arbeitsplätzen.

Standortunabhängige Nutzung
Da die Telefonanlage über das Netzwerk erreichbar ist, können Mitarbeiter je nach System auch außerhalb des Unternehmens arbeiten.

Homeoffice
Mitarbeiter können beispielsweise über Softphones oder mobile Apps ihre geschäftliche Telefonie auch im Homeoffice nutzen.

Flexible Erweiterung
Neue Benutzer oder Arbeitsplätze können je nach System vergleichsweise einfach hinzugefügt werden.

Mehrere Standorte
Niederlassungen können über eine gemeinsame Telefonie-Infrastruktur miteinander verbunden werden.

Weniger Hardware vor Ort
Bei vollständig gehosteten Lösungen muss keine zentrale Telefonanlagen-Hardware im Unternehmen betrieben werden.

Zentrale Verwaltung
Viele Einstellungen können über eine Weboberfläche zentral verwaltet werden.

Welche Nachteile kann eine Cloud-Telefonanlage haben?

Auch Cloud-Telefonie hat technische und organisatorische Anforderungen.

Abhängigkeit von der Internetverbindung
Fällt die Internetverbindung aus, kann die Telefonie am betroffenen Standort beeinträchtigt werden.

Abhängigkeit vom Anbieter
Bei einer vollständig gehosteten Lösung ist das Unternehmen stärker vom jeweiligen Betreiber und dessen Verfügbarkeit abhängig.

Datenschutz und Sicherheit
Telefoniedaten und Kommunikationsinformationen müssen entsprechend der jeweiligen Anforderungen geschützt werden. Bei der Auswahl eines Anbieters sollten deshalb unter anderem Sicherheits-, Datenschutz- und Betriebsaspekte berücksichtigt werden.

Netzwerkqualität
Eine gute Internetverbindung allein reicht nicht immer aus. Auch Latenz, Paketverlust, Netzwerkarchitektur und Priorisierung des Sprachverkehrs können für die Sprachqualität relevant sein.

Welche Internetverbindung benötigt eine Cloud-Telefonanlage?

Für Cloud-Telefonie ist keine bestimmte Internetgeschwindigkeit für jedes Unternehmen vorgeschrieben.

Entscheidend sind vielmehr die Anzahl der gleichzeitig geführten Gespräche und die Qualität der Netzwerkverbindung.

Eine professionelle Planung berücksichtigt beispielsweise:

verfügbare Bandbreite
Anzahl gleichzeitiger Gespräche
Latenz
Paketverlust
Netzwerk-Auslastung
Priorisierung des Sprachverkehrs
Ausfallsicherheit

Bei Unternehmen mit vielen Telefonarbeitsplätzen sollte die Internet- und Netzwerkinfrastruktur entsprechend dimensioniert werden.

Was ist ein SIP-Trunk?

Ein SIP-Trunk ist eine IP-basierte Verbindung zwischen einer Telefonanlage und dem öffentlichen Telefonnetz.

Über einen SIP-Trunk können Unternehmen beispielsweise mehrere Rufnummern und gleichzeitig nutzbare Gesprächskanäle bereitstellen.

SIP steht für Session Initiation Protocol. Das Protokoll wird unter anderem zum Aufbau, zur Steuerung und zur Beendigung von IP-basierten Kommunikationsverbindungen verwendet.

SIP-Trunks werden sowohl bei Cloud-Telefonanlagen als auch bei lokalen und virtuellen Telefonanlagen eingesetzt.

Ist eine Cloud-Telefonanlage für Homeoffice geeignet?

Ja. Einer der typischen Einsatzbereiche von Cloud-Telefonie ist das Arbeiten außerhalb des Unternehmensstandorts.

Je nach System können Mitarbeiter beispielsweise über:

Softphone
Smartphone-App
IP-Telefon
Laptop mit Headset

auf die geschäftliche Telefonie zugreifen.

Dabei können sie weiterhin unter ihrer geschäftlichen Rufnummer erreichbar sein.

Ist Cloud-Telefonie für mehrere Standorte geeignet?

Ja. Cloud-Telefonanlagen können für Unternehmen mit mehreren Standorten interessant sein.

Mehrere Niederlassungen können über eine gemeinsame Telefonanlage miteinander verbunden werden. Dadurch können beispielsweise interne Gespräche zwischen den Standorten geführt oder zentrale Rufnummern und Rufgruppen eingerichtet werden.

Kann eine bestehende Telefonanlage durch eine Cloud-Telefonanlage ersetzt werden?

Grundsätzlich ja.

Bei einer Migration müssen jedoch verschiedene Komponenten betrachtet werden. Dazu gehören beispielsweise:

bestehende Rufnummern
Telefonanschlüsse
SIP-Trunks
Endgeräte
Rufgruppen
Warteschleifen
Ansagen
Benutzer
bestehende Integrationen

Je nach vorhandener Telefonanlage können bestimmte Komponenten weiterverwendet oder müssen ersetzt werden.

Was passiert mit bestehenden Rufnummern?

Bestehende Rufnummern können bei einem Wechsel des Telefonieanbieters grundsätzlich portiert werden, sofern die technischen und vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Bei einer Migration sollte die Rufnummernportierung frühzeitig geplant werden, damit die Erreichbarkeit des Unternehmens erhalten bleibt.

Ist eine Cloud-Telefonanlage sicher?

Die Sicherheit hängt von mehreren Faktoren ab.

Dazu gehören unter anderem:

Sicherheit der Cloud-Plattform
Zugangsschutz
Benutzerkonten
Passwörter
Verschlüsselung
Netzwerk-Sicherheit
Firewall
Updates
Endgeräte
Konfiguration

Eine Cloud-Telefonanlage sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden. Auch die IT- und Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens spielt eine wichtige Rolle.

Was passiert bei einem Internetausfall?

Bei einem Internetausfall kann ein Standort möglicherweise nicht mehr auf die Cloud-Telefonanlage zugreifen.

Je nach eingesetztem System können verschiedene Ausweichmöglichkeiten vorgesehen werden, beispielsweise:

zweite Internetverbindung
LTE-/5G-Backup
Rufumleitung
mobile Telefonie
alternative Standorte

Welche Maßnahmen sinnvoll sind, hängt von der Bedeutung der Telefonie und den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab.

Cloud-Telefonanlage oder virtuelle Telefonanlage?

Die Begriffe werden teilweise ähnlich verwendet, sind technisch aber nicht immer identisch.

Eine Cloud-Telefonanlage wird häufig als vollständig bereitgestellter Dienst verstanden.

Eine virtuelle Telefonanlage kann dagegen beispielsweise als virtuelle Maschine auf einer Serverinfrastruktur betrieben werden.

Je nach Anbieter und Produkt können sich die Bezeichnungen jedoch unterscheiden.

Für wen eignet sich eine Cloud-Telefonanlage?

Cloud-Telefonanlagen können insbesondere für Unternehmen interessant sein, die:

Mitarbeiter im Homeoffice beschäftigen
mehrere Standorte haben
flexibel Arbeitsplätze erweitern möchten
mobile Mitarbeiter haben
eine moderne IP-Telefonie benötigen
keine eigene Telefonanlagen-Hardware betreiben möchten
verschiedene Kommunikationsgeräte einsetzen möchten

Ob eine Cloud-Telefonanlage tatsächlich die passende Lösung ist, hängt von den individuellen Anforderungen ab.

Cloud-Telefonanlage bei TKNS

TKNS unterstützt Unternehmen bei der Planung und technischen Umsetzung moderner Telefonielösungen.

Dazu gehören je nach Projekt beispielsweise:

Beratung und Bedarfsanalyse
Auswahl einer geeigneten Telefonanlage
Cloud-Telefonie
SIP-Trunk
Rufnummernportierung
Einrichtung von Endgeräten
Netzwerk- und Internetkonfiguration
Installation und Konfiguration
Migration bestehender Telefonanlagen
Wartung und technischer Support

TKNS arbeitet unter anderem mit Lösungen wie STARFACE und CentraFlex Cloud-Telefonie und unterstützt Unternehmen bei der Auswahl einer passenden Kommunikationslösung.